This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Kontorsflytt checklista – så planerar ni företagsflytten steg för steg
Ska företaget flytta till nya lokaler? En lyckad kontorsflytt börjar långt innan den första kartongen packas. Med rätt planering kan verksamheten snabbt komma tillbaka till ordinarie rutiner efter flytten.
Vår checklista för kontorsflytt hjälper er att få kontroll över de viktigaste momenten före, under och efter flytten – samtidigt som risken för driftstopp, missade detaljer och onödiga kostnader minskar.
Två månader innan flytten
Ju tidigare ni börjar planera, desto lugnare blir flytten. Lägg därför grunden i god tid:
- Utse en flyttansvarig eller projektledare internt.
- Sätt ett flyttdatum – om möjligt utanför er mest intensiva period.
- Ta in offerter från flera flyttfirmor. Begär offert här och boka en kostnadsfri besiktning.
- Gå igenom det nya kontorets planlösning – var ska möbler, arbetsplatser och förråd vara?
- Inventera vad som ska med, vad som ska slängas och vad som ska återvinnas.
- Behöver ni förvara möbler eller arkiv under perioden mellan lokalerna? Planera för magasinering redan nu.
En månad innan flytten
Nu är det dags att ta tag i följande:
- Informera medarbetarna om flyttdatum, nya lokaler och vad som förväntas av var och en.
- Se till att ha flyttkartonger och packmaterial redo.
- Boka eventuell IT-flytt och se till att servrar, datorer och nätverk kan kopplas ner och upp i rätt ordning.
- Säg upp eller flytta abonnemang för bredband, telefoni, larm, kaffemaskin och andra avtal kopplade till lokalen.
- Boka flyttstädning av de gamla lokalerna.
- Kontrollera försäkringar och tillträde till båda fastigheterna.
Adressändring och avtal att uppdatera
En av de vanligaste sakerna som glöms bort vid en kontorsflytt är att uppdatera företagets adress på alla ställen. Gå igenom och checka av listan:
- Ändra företagets registrerade adress hos Bolagsverket.
- Kontrollera om besöksadress eller andra företagsuppgifter behöver ändras hos Skatteverket.
- Uppdatera adressen hos bank, försäkringsbolag och eventuella leverantörer.
- Ändra adressuppgifter på webbplats, Google-företagsprofil, sociala medier och i e-postsignaturer.
- Beställ eftersändning av post och uppdatera fakturaadressen.
- Informera kunder och samarbetspartners om den nya adressen i god tid.
En vecka innan flytten
Nu är det dags att packa och förbereda:
- Packa ner allt som inte används dagligen – arkiv, förråd och gemensamma utrymmen först.
- Märk kartongerna tydligt på kortsidan med innehåll och vilket rum de ska till.
- Töm och rensa personliga arbetsplatser.
- Säkerhetskopiera viktig data inför IT-flytten.
- Se till att parkering och lastzon är tillgänglig för flyttbilen på flyttdagen, vid både den gamla och den nya lokalen.
- Boka hiss eller reservera lastintag om det behövs.
På flyttdagen
Med god planering är flyttdagen mest en fråga om att låta arbetet flyta på. Kontrollera följande innan flytten börjar:
- En ansvarig kontaktperson finns på plats.
- Hissar och lastzoner är tillgängliga.
- Alla kartonger och möbler är märkta.
- IT-utrustningen är säkerhetskopierad.
- Medarbetarna vet vad de ansvarar för.
- Nycklar och passerkort finns tillgängliga.
- Inget lämnas kvar i förråd eller gemensamma utrymmen.
Efter flytten
När allt har transporterats till de nya lokalerna behöver ni kontrollera att verksamheten kan starta som planerat:
- Packa upp och montera arbetsplatser enligt planlösningen.
- Kontrollera att IT, nätverk och telefoni fungerar.
- Kontrollera att inget har skadats eller saknas.
- Se till att de gamla lokalerna är flyttstädade inför överlämningen.
- Lämna tillbaka nycklar och passerkort till hyresvärden.
Ta hjälp med hela kontorsflytten
En checklista tar er långt, men flytten blir ännu enklare när erfarna flyttexperter ansvarar för både planering och det praktiska arbetet. Uppsala Stadsbud har hjälpt privatpersoner, företag och verksamheter med flyttar sedan 1887.
Vi hjälper er med allt från packning och transport till montering och bortforsling, med målet att minimera störningar i verksamheten. Vi utför alla typer av företagsflyttar, inklusive kontorsflytt, IT-flytt och arkivflytt.
Kontakta oss idag för kostnadsfri offert på din flytt
Vi svarar vanligtvis inom 24 timmar